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        檔案管理軟件有6個不可忽視的問題

        檔案管理軟件有6個不可忽視的問題

        為了解決大家普遍關心的檔案管理問題,首先要理解檔案管理軟件的功能要求:

        1.提供與實際相符的綜合檔案管理,即需要分類歸檔。

        2.檔案的歸檔和輸入,即有批量導入和導出功能。

        3.檔案管理與利用授權,即賦予檔案權力的功能。

        4.檔案的檢索利用,即是實現檔案快速查詢功能。

        5.物聯網化檔案管理,即支持條碼,多網功能。

        6.檔案統計,即是自動統計功能。

        檔案管理軟件,不僅能完美地解決以上六個問題,而且具有操作簡單、界面美觀的特點。

        1.方便的檔案整理編輯平臺。

        它提供了文件歸檔編輯平臺,綜合歸檔輸入、掃描紙質文件、電子文件輸入、批量輸入、批量修改、綜合歸檔表格打印等功能,在一個界面,就可以實現從文件到歸檔的全過程。

        該系統可以創建新的電子卷宗,再將電子卷宗啟動流程套入歸檔流程模板,實現新卷宗自動生成、錄入、掃描、移交到歸檔全流程,一環扣一環,不僅減輕了檔案管理員的負擔,還保證了檔案資料的完整。

        2.批量導入。

        也就是從Excel表格文件導入文件項。該系統將智能地獲取Excel表格文件中的所有檔案項屬性信息,適用于以前使用Excel表格管理檔案的單位的檔案項導入。另外,業務部門在進行檔案資料移交時,可能會用Excel制作相應的檔案移交清單,檔案管理員可以直接使用移交清單導入檔案項,避免重復輸入。

        3.權限設置及多級管理模式。

        該系統采用基于角色的安全控制方式,對用戶進行精細的權限控制,可以對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權。以文件管理規范為基礎,對文件的級別、單位、類別、有效期、權限、內容進行安全控制。

        4.統計函數。

        會博通系統提供了綜合而實用的檔案利用狀況統計功能,具體分為登記、統計和排序等類別,即包括表格在內,還包括統計圖表,真正做到圖文并茂。

        5.物聯網管理。

        檔案管理軟件在檔案管理中引入條碼、電子標簽等物聯網技術,進一步提高了檔案管理的科技含量。該系統將根據要求為每個會博通中的每一條信息生成并綁定相應的標識(條碼或電子標簽),以便于識別和管理,無論這些信息是文件、檔案、書籍、設備還是辦公用品。

        6.查詢功能。

        該系統根據用戶的權限提供執行搜索的功能,搜索框貫穿整個系統,用戶可以快速執行搜索。

        感謝大家耐心看完檔案管理軟件小編分享的文章,如果有需要了解更多檔案管理軟件及檔案數字化加工的相關知識,歡迎聯系我們,東方明德24小時竭誠為您服務!



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