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        電子文件與電子檔案管理系統的安全保護功能

        電子文件與電子檔案管理系統的安全保護功能

        下面小編給大家介紹一下電子文件與電子檔案管理系統的安全保護功能,希望對大家能有所幫助。

        根據風險管理和文件生命周期理論,按照檔案信息利用過程中的安全保護原則,我們認為,應將檔案信息利用安全的功能擴展到收集整理、存儲傳輸等領域,從前端控制權限和數據分類,全面推進檔案信息利用安全。此外,由于系統調用過程中涉及的功能點較多,本文將部分功能與離線利用合并,歸入信息發布功能,從而使檔案信息利用安全功能大致劃分為收集整理、存儲傳輸、查詢利用、信息發布、對外發布等幾個階段。在對各個具體流程進行事前、事中和事后的功能需求分析的基礎上,圍繞安全保護的目標,系統設計了各級國家綜合檔案館電子文件和電子檔案管理系統在檔案信息利用過程中的功能需求方案。其中:事前防范主要是指通過制定安全策略對安全風險進行事前防范。事前控制主要是指通過對作業過程的控制,以及對作業檔案信息的控制,來實現作業過程中的規避、發現和報警。事前審核主要是指對檔案信息利用過程中出現的所有行為,包括用戶行為、設備行為和網絡行為等,進行跟蹤審核,做到事后可追溯。

        1.收集整理。

        將檔案資料的收集、整理納入研究范疇,歸功于對整體的收集、整理。

        這一點也涉及到檔案信息的利用,例如在數字化處理中對原始檔案目錄數據的利用;二是從整個生命周期來看,如果在收集整理時未進行相應的分類、捕獲必要的元數據等等,將給后續檔案信息利用過程的安全帶來隱患,所以我們在這里簡單討論一下收集整理方面的功能需求。

        采集,一般包括電子檔案接收和傳統載體檔案數字化兩個方面,其它采集渠道雖多種多樣,但最終也要通過這兩步進入系統。在此我們特指與檔案資料收集有關的整理工作。為此,我們分別提出以下需求:

        2.接收電子文件。

        各級國家綜合檔案館在接收電子檔案過程中,必須對電子檔案進行解密、解壓縮和簽名驗證,并將經驗證合格的電子檔案入庫。這一檢查過程非常關鍵,目前普遍強調電子檔案數據準確、完整、可用、安全四性檢查。采用四性檢驗方法,不僅避免了病毒或木馬等資料進入系統,而且保證了檔案資料的準確、完整和規范,便于下一步對數據進行權限控制。對未通過四性檢查的電子檔案數據應及時退回形成單位,并附相應的表格,標明缺少要件或不符合驗收標準的原因等。

        除四性檢驗外,為了保證電子檔案的安全性,在接收電子檔案時,從需求出發,還應注意以下幾點:

        (1)預先啟用訪問控制功能,根據安全策略控制檔案用戶對資源的訪問,只向用戶授予所需的最低權限;應采用有效的身份認證技術,以防止用戶受到干擾和追蹤;減少檔案用戶在接收過程中不必要的操作,以避免誤操作造成的風險。

        (2)事中,應建立安全傳輸通道,加密所傳輸的內容。在電子檔案遷移過程中,要確保傳輸的安全性,防止非法竊取和破壞信息完整性。傳送通道采用加密協議,較好的辦法就是可以指定點對點傳送,在傳送前,先確認對方的身份,同時保證傳送過程不會被偷竊、篡改,或者被偷竊后的文件不可解密;同時實現檔案信息存儲空間的安全保護,避免非法侵入和篡改數據,或因硬件問題導致數據損壞、丟失。

        (3)事后,應加強對電子檔案運行情況的審計,特別是對電子檔案“四性”檢驗結果的審計,以保證檔案數據的安全和規范性。各級國家綜合檔案館根據審計結果,對立檔單位及有關人員提出整改要求。

        3.數字轉換。

        當前,許多國家綜合檔案館選擇檔案數字化轉換時的外包服務方式,在檔案數字化過程中可能涉及到較多的外部人員,在檔案掃描、圖像處理、數據質檢、數據掛接、數據遷移、光盤備份等過程中,可能存在數據被拷貝或被拍照的風險。在數字化過程中,如果缺少敏感和危險操作的記錄和審核,數據失竊或泄露后也很難追蹤。

        檔案數字化過程并非瞬間完成,而是需要一個較長時間的轉換過程,掃描后的數據文件將被保存在掃描儀、圖像處理軟件等應用軟件和設備中,同時一般將處理過的檔案信息直接保存到文件服務器或者以光盤、移動存儲介質的形式進行備份存儲。如果沒有對這些存儲媒體進行適當的控制,就有可能造成檔案信息的損壞或丟失,并有被非法復制的危險,從而造成巨大的損失和泄漏事件。

        感謝大家耐心看完電子檔案管理系統小編分享的文章,如果有需要了解更多電子檔案管理系統和電子圖書管理系統的相關知識,歡迎聯系我們,東方明德24小時竭誠為您服務!



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