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        档案扫描规范操作流程与标准

        档案扫描规范操作流程与标准

        前期的文件扫描准备工作完成后,就可以开始操作,具体的操作程序和标准要明确。

        作业流程与标准统一了扫描作业各环节的操作方法,以方便扫描人员在具体操作时能有条不紊地进行,以防无效作业发生,造成人力物力资源的浪费。

        1、要把扫描工作的每一个环节都弄清楚,避免在出现问题时相互扯皮,以及责任不清造成管理混乱等等。

        2、规范扫描作业的操作流程,保证各环节工作之间的有效联系;例如,扫描人员从仓库取文件要执行严格的借阅程序,扫描数据的扫描程序等。

        3、扫描数据质量标准的统一,如扫描数据信息的存储格式、分辨率等对图像质量参数的要求。与此同时,应该提高。

        4、强化扫描人员对工作流程和标准的培训和沟通,确保其熟练的操作流程,熟悉相关标准要求。

        档案扫描工作的前期处理

        文件归档一般采用“三点一线”的方式,缝好后放入案卷箱。为了提高扫描文件的速度和保证扫描质量,通常是把文件拆开,这样就可以在高速扫描时就可以被扫描了。

        剪裁时,要注意防止刀片划伤等其它因素引起的损伤。要保证速度,要保证扫描速度,一般是一卷一卷地拆开一卷,这样就不会因分开而产生混乱或丢失;也可以由两个人组成一个小组,分工合作,一个负责拆卷。

        与此同时,在前期的处理过程中,也要对档案整理的规范性进行检查,如:文件名对应目录、档号填准、件内页数标注正确等等,这些错误现象在工作中非常普遍。



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