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        档案数字化加工流程及意义

        档案数字化加工流程及意义

        文档数字化是指通过计算机技术把模拟的信号转化为数字信号。纸卷纸的数字化是指使用扫描仪或数码相机等数字设备将纸张文件数字化,使之成为载体,如磁带、磁盘、光碟等,既可通过计算机识别,又可通过计算机识别。文档数字化的基本原则是使文件信息资源准确、方便、快捷地提供和利用,实现文件信息资源的公开共享,满足了社会和业界对文件利用的需要。

        一、档案数字化加工基本原则。

        1、确定数字目标。

        对需要数字化的对象,要按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质文件才能数字化处理。

        2、符合法律和法规。

        纸面档案数字化要符合开放档案法规或行业的有关规定。

        3、价值观原则。

        档案属档案,长期保存,社会利用价值高的档案,可纳入数字化处理。

        二、数字处理程序。

        纸文件数字化加工基本的环节是:档案整理、档案扫描、图像处理、影像检查、档案装订、资料建库、资料挂接、资料接收、资料备份、成果管理等。

        三、确立数字化目标。

        旨在实现档案馆(室)现有档案的全数字化处理,建立健全档案目录数据库。提供了文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)。通过数据接口与政府办公系统相连,利用先进的数字化档案管理系统,有效地管理和使用,实现资源共享。

        四、数字的重要性。

        1、提高工作效率,减少档案使用费用。

        数字处理项目完成后,公众(公共档案)和各单位各级领导可立即通过数字化档案管理系统查询(件)使用电子文档数据的原始数据;解决了传统档案采用多个归档实体的做法,造成大量时间浪费和重复劳动现象,提高工作效率,降低文件信息利用成本。

        2、确保库存单据的实体安全性大化。

        因为传统的归档方法一直采用纸面归档和目录管理,不但占用大量的库存空间,而且利用仓库来管理,管理成本高,文件易损坏,如黄纸、粘稠、易碎等。对文件进行分级管理,无法从根本上解决原始文件的易损性。采用权限控制,实现档案数字化管理,直接在线查询打印,减少对库存档案的读取和复制,降低库存档案的老化速度,对库存档案进行保存和保护,从而解决档案借借与存档的矛盾。

        3、提高政务阳光形象。

        实施档案数字化、电子管理是各级档案管理部门贯彻科学发展观、推进档案管理信息化、现代化的具体措施;这是实际工作的需要,也是亮点。那是一件利国利民的事。完成数字工程后,既可实现档案管理与利用现代化,提高 档案利用率,又能有效地发挥档案功能,大大提升单位形象,符合政府及事业单位的各项工作科学发展。


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