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        档案数字化加工的重要步骤!

        档案数字化加工的重要步骤!

        档案数字化加工是指将纸质文件转换成电子文件,并存储在相应的管理软件中,形成电子文件,比传统纸质文件更方便快捷。那怎样实现档案数字化加工处理呢?简而言之,分为案卷拆开、档案扫描、影像处理、档案著录、数据质检、数据挂接、档案还原七个步骤。

        1、案卷拆开

        检查文件资料是否完整,是否有缺陷、泄漏;拆下文件,仔细撕下封条,剪下装订线;将文件内的页面一页一页地分开,标注特殊页面,提醒扫描者注意;取出订书钉、曲别针等金属物品;并注明每卷(包括正副卷)页数等特殊情况。对于无法确定的卷宗,拆卷员应及时与档案人员联系,不得擅自处理。

        2、档案扫描

        在扫描过程中,文件纸应整齐放置,以避免扫描过程中纸张纸张或扫描数据无法完全显示的现象。如果发现文件遗漏,应及时填写并正确插入图片。扫描图像的排列顺序与原始文件不一致时,应及时调整,认真填写纸质文件,扫描登记表,登记移交文件的数量,检查各文件的实际扫描页数和文件,整理时填写的页数是否一致

        3、影像处理。

        利用扫描软件和人工组合方法优化图像,使图像效果达到或超过实体效果;处理特殊图像,如扫描产生的黑色边缘和歪斜;检查和处理异常格式和容量文件;科学处理文件中遗漏的页面,确保扫描的图像页面数量与原始文件一致。图像处理以清晰的页面图为基准,校正和处理影响页面脱机偏差和图像质量的页面数量。处理图像时,应保留文件号和页码。

        4、档案著录。

        如果档案库提供的目录与纸质档案不一致,应以纸质档案的原始内容为标准输入,并删除错误信息。记录项目的相关内容应完整输入。如记录项目不清楚或不完整,应及时记录并反映给档案保管人员。如需在目录中添加或减少相关记录字段,请咨询档案管理员。如果目录内容有误,如主题内容编号等。,以纸质文件信息为准,并及时反映给文件管理员。顺页整理记录时,要检查卷宗是否完整,有无缺页错编。

        5、数据质检

        检查每卷目录下的扫描文件,每张图片的页数、目录、内容是否一致,每张图片的倾斜度、清晰度、分辨率格式等。

        6、数据挂接。

        利用数字加工软件生成连接数据,将数据复制到文件服务器,操作服务器上的连接软件,打开文件信息管理系统检查连接文件。

        7、档案还原。

        数字文件处理完成后,由档案保管员接收。扫描和图像处理后,严格检查和恢复无故障文件;注意分类归还,保持文件处理室整洁有序,填写文件移交登记表。


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