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        当前位置:企业新闻
        单位档案室建设要求参考技术规范

        一、档案室设施的基本含义 

        档案室设施是维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备等。

         

        二、档案室设施建设的基本原则

          从本单位实际出发,最大限度地维护档案的完整与安全,方便档案的利用。维护档案的完整,一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整;二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。维护档案的安全,一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故;二是指防止档案内容泄密。方便档案的利用,一是指运用计算机等现代化管理手段,提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

         

        三、档案用房建筑

        1.档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,新建办公楼时,档案用房要纳入计划,提出档案用房的建筑要求

        2.档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。为了便于安全管理,档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。

        在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案,并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。

          3.档案库房以东或南朝向为宜,墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

        4.档案库房要符合档案防护的基本要求,即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。 

        5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时,

        其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房,室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时,应采用坡道连通。

        6.档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭,门应具备防火防盗功能,密封性能好,且宜采用金属防盗门,库房门与地面的缝隙不应大于5mm;窗应为双层窗,开启窗应有密闭措施,设纱窗;当采用高窗时,墙的下部应增设通风口,通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。 

        7.档案库房地面应光洁、平整、耐磨,不易生尘,应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为5KN/㎡以上,采用密集架时承重应不低于在12KN/㎡为宜。 

        8.档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久,具有隔热、防潮、防尘、防火功能。

        9.档案库内严禁设置明火设施,库房的电源开关应设于库房外,并应设有防止漏电的安全保护设置,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路,并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点,给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。 

        四、档案库房的安全防护

          1.健全制度:档案库房管理制度,包含库房日常安全管理,定期安全检查,每天温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定等内容。档案员每月应对所保存的档案进行一次检查,每年对所保存的档案进行一次清点核对,并做好检查、清点记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施。 

        2.防高温、防潮:档案库房温度控制在14-24℃,每昼夜波动幅度不大于±2℃;相对湿度控制在45%-60%之间,每昼夜波动幅度不大于±5%。

        库房内应配备温湿度仪,应配备空调、除湿机、加湿器等调温调湿设备。

        当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求,档案库房安装柜式或壁挂式空调为宜。 

        3.防日光直射和紫外线照射:采用人工照明时,宜选乳白色防爆灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。窗户要安装防光窗帘,避免阳光直射档案。 

        4.防有害生物:档案库房应尽量将温湿度控制在标准范围,档案箱柜内应放置防虫、防霉药品,并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器,净化库房空气。为防虫和防鼠,管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实。其他墙身孔洞也应采取防护措施。 

        5.防尘、防污染:档案库房及箱柜保持整洁、无灰尘,箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。 

        6.防火:档案库房应配备消防器材,采用气体或干粉型,并定期检查更换。库房内严禁存放易燃易爆物品,严禁吸烟。库房内各类电器使用方法要规范,8小时以外、节假日或档案员外出都要切断电源。要安装防火报警器。要做好每日下班前的安全检查,确保万无一失。 

        7.防盗:档案库房、箱、柜门应及时上锁,钥匙由档案管理人员保管,非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。档案库房一般应安装防盗报警器。

          五、档案室设施设备配置及装具质量

          1.对于新建的档案库房应该安装质量符合国家标准、数量充足的档案  并安装使用空调、去湿机、加湿器或专用的温湿度自控系统。

        2.应配备档案专用、高配置的计算机、扫描仪、光盘刻录、网络和存储设备,可配备档案专用打印机及复印机、照相机、防磁柜、消毒柜等设备。 

        3.档案柜、或密集架架应适合放置A4、B5纸型、会计档案、基建图纸等各种类型档案,宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。

        4.档案柜、架排列的各部分尺寸应该达到以下要求:主通道净宽不应小于1.00m,两行间净宽不应小于0.80m,顶端部与墙的间隔不应小于0.60m。库房内柜、架应成行垂直于有窗的墙面,外墙采光窗宜与档案柜架间的通道相对应,当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。 

        5.卷皮(盒)的印制使用应符合国家档案局颁布的“无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱”行业标准(DA/T24—2000)。为保证质量,档案卷皮(盒)应采用本区档案部门统一印制的档案卷皮(盒)。

         

         

        总结

        一、基本原则

        1、 完整。内容形式有机联系;不丢失

        2、 安全。不发生意外事故;内容不泄露。

        3、 方便。方便使用

        二、用房建筑

        1、原则:安全保密、布局合理、科学使用。

        2、三分开:档案业务工作室、档案库房、阅览室三分开,但应在统一楼层。

        3、朝向向南,楼层非一楼、地下室、最高层,远离易燃易爆场所。

        4、防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)

        5、档案库房净高不低于2.4米,当有梁和通风管道时其局部不低于2.2米;

           室内地面应比室外地面高出2厘米,且用坡道链接。

        6、门窗防盗。门:防火、防盗、密封、金属防盗、缝隙小于等于5毫米;

        窗:双层、纱窗、防盗网。

        7、地面和承重。地面:光洁、平整、耐磨、不易生尘、防潮。 承重:平均承重5KN/m2,即512.2kg以上;用密集架时承重不低于12KN/m2,即1224.4kg以上。

        8、墙体:光洁、平整、不易生尘、防潮、防火。

        9、严禁明火设施,电源开关应设于库房外,防漏电措施,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路,并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点。

        三、安全防护

        1、健全制度。日常安全管理,日、月、年检查。

        2、防高温、防潮。温度:14-24℃,昼夜波幅不大于±2℃; 湿度:45%-60%,昼夜波幅不大于±5%。即需配备温度仪、湿度仪、空调、除湿机、加湿器。

        3、防日光直射和紫外线照射。即安装乳白色防爆灯罩的白炽灯、防光窗帘。

        4、防有害生物。柜内应放置防虫、防霉药品并及时更换。

        5、防尘、防污。

        6、防火。配备消防器材并定期更换,火警报警器,8小时以外、节假日或档案员外出都要切断电源。

        7、防盗。及时上锁、防盗报警器。

        四、设备配置及装具质量

        档案柜、架宜用不燃材料或难燃材料

        主通道净宽大于等于1米,两行净宽大于等于0.8米,顶与墙大于等于0.6米

        档案柜、架垂直于有窗墙体,采光窗宜与档案柜、架通道相对应。


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