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        电子档案管理系统

        l 支持国标档案局颁布的各项业务、技术和管理标准

        l 支持预归档集中管理模式

        各二级单位独立组卷后再向上级单位进行档案内部移交,管理员在接收时,进行审核,支持自动审核和手工审核二种方式,不合格数据可驳回移交单位。

        建立所有分支机构跨区域的集中档案数据中心;管理上实现在线指导、在线移交、审核接收等统一的档案管理模式。

        由总部指定下属分公司的二级管理员,由二级管理员建立本单位所属部门及用户,并分配权限。既实现总部的统一管理,又便于二级单位自主实现档案的内部管理。

        l 采用三权分立管理体系

        系统基于三员管理建立了完善的安全体系模型,将系统的核心权限分别授予系统管理员,安全管理员,审计管理员。任意一类管理员只拥有部分系统的权限,完成一次完整的授权操作需要系统管理员和安全管理员配合,同时审计管理员对结果进行审计。通过顶级权限的分散,三员用户之间相互制约,最终达到降低系统的泄密风险,提升系统数据安全的目的。

        l 多种人性化提醒功能

        文件分发时对分发人的提醒,可以实现同时提醒多个相关人员;对管理员进行到期档案的提醒;审批流程中对审批人及申请人的相关提醒。

        l 提供全流程功能导航、借阅向导式操作批指引等易用性功能

        全流程功能导航图,就是系统所有模块及功能的功能地图,将系统的所有功能列在图示界面,方便用户通过导航图进入具体的功能;

        档案借阅向导式操作指引,便于档案利用人的借阅操作。

        列表界面设置时,可直接带数据进行浏览,方便易用;

        用户权限设置时,右边直接列出用户拥有的权限,界面直观,方便易用;

        全中文操作界面,用户界面功能清晰,不同模块的相同操作,操作方法保持一致,方便易用。

        l 项目三层架构管理

        项目档案分文书档案、科研档案、会计档案等不同的类别,所有目类的档案都按项目、案卷、卷内三层架构进行管理。

        l 系统提供强大的数据、功能、原文操作日志功能

        系统提供数据的增删改的数据操作日志;提供组卷、打印、鉴定、统计等业务功能的操作日志;提供原文的上传、下载、删除等原文操作日志。

        l 灵活的自定义功能,满足管理及行业的个性化需求

        支持新建档案门类,并可选择继承现在的任何门类;用户可以利用现有的模板进行修改便可以实现个性化的档案类别定制。

        为方便档案的著录、整理,可通过设置字段属性,自定义数据生成规则;在数据录入时,自动生成的数据,大大简化了著录和整理工作。

        支持不同全宗定义不同的辅助字典。通过下拉菜单选择的录入项的内容在辅助字典模块进行定义,可方便著录。

        定义销毁鉴定、开放鉴定、电子文件借阅、实体文件借阅、文件处理等审批工作流;

        定义列表浏览界面;定义录入卡片界面。

        l 多种检索途径,确保查全率和查准率

        系统提供多种检索途径,确保所需数据的全面性和准确性。提供全文内容多关键词检索、电子原文名检索;条目数据支持门类检索、多表多字段一键式检索;精确检索、模糊检索、进阶检索。

        l 实体及电子档案借阅利用功能

        用户需要查询不公开或是没有权限的档案,需要向该单位管理员申请,进行利用审批;系统采用工作流方式处理实体及电子档案借阅审批的过程,提供借出及归还档案登记,提供到期未归还档案的催还及归还提醒设置;提供网上申请、审批、通知等功能。

        l 分布式系统支持

        通过分布式系统的支持,系统的数据负载能力大幅度提升。

        当信息数量超过一台计算机的负载能力,而无法达到要求的效率,或是系统需要承受更大的访问压力时,分布式系系统无疑是最好的解决方案。

        l 全业务过程严格把控

        上传归档,由档案管理员审批后才可以入库到指定目录。分成电子借阅和纸质借阅。提交借阅表单后,审批通过才可以查看或下载。档案过期失效,档案管理员需要对档案做鉴定处理。对于鉴定结果为销毁的档案,进行销毁操作并记录销毁的原因。

        l 数据安全备份

        档案资料的存储还原备份 文件直接存放在文件系统中,提供数据的自动备份:每日每周定期备份,也可手动备份,增量备份,另外,也可以精确选择时间手动还原。

        l 可还原的数据回收站

        传统的信息系统,进行数据删除后,即进行了物理删除,并且不可还原或者还原的代价较大。智慧档案平台打造了数据的安全屏障,通过数据回收站机制,所有删除的数据首先进入回收站,在回收站中可以进行一键式的还原操作,保障数据的安全。同时支持对于确实无用的数据,可以进行永久性清除。有效的保障了误操作,误删除对数据带来永久性损害。

        l 电子文件扫描处理上传挂接工具包

        每年的固定时间,将实体档案进行信息化是档案管理的必要工作。不同于单个扫描,批量扫描有数据量大的明显特征。为了保障档案管理部门方便的开展档案信息化工作,平台提供了批量上传,批量挂接等配套的工具包,帮助档案管理部门快速有效的开展实体档案信息化工作。

        l 提供丰富的统计图表

        系统提供按全宗、保管期限、归档年度、实体分类、密级、部门等条件进行分类统计,并提供利用借阅的统计。

        提供各种统计报表,方便对档案管理工作的监控、评估和管理。档案统计完整化、规范化、标准化、科学化,适应对档案统计的不同需求。一键式生成数据统计报表,节省了大量人工运算的时间,并保障了数据精准度。


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