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        随着我国住房制度改革的深化和房地产市场的发展,房地产业已成为我国经济的重要支柱。由此而产生了大量的房产档案,利用信息化管理手段管理房产档案,是提高房产管理部门的一个重要途径。

        档案信息其情报职能的实现,必须加强社会房产的档案意识,创新改革管理体质,进而使房地产档案信息资源得到充分利用。完善档案信息化管理,不仅能为政府部门提供房产政策的研究、民事纠纷的解决方法、规划发展策略,又能为社会公众提供产权的查询。如何将房产档案管理和现代信息处理技术相结合,提高房产档案的利用价值,已成为当今社会迫切需要解决的问题。

        • 提高房地产档案人员的业务培训水平,加强对档案管理信息化建设的认识

        房地产档案包括房地产物权管理、房地产开发建设、市场秩序和与房地产相关的民生保障等。档案的信息化管理日趋完善,需要掌握现代化技术和先进管理方法的档案专业人员来实现,要达到房地产档案管理规范化的要求,档案管理人员要主动并及时地提高自己的相关科学文化知识、档案学知识和政治理论知识,熟悉党和国家过关房地产工作的一系列方针政策,进而做到依法治理房地产档案,使房地产档案得到科学利用和安全保管。

        现有些部门和个人,还没有真正认识到房地产档案的价值与利用,碰到情况和问题时,不知道应到房地产档案部门查找档案这一真凭实据,以至于工作和生活中造成不可弥补的损失。因此,增强全社会的档案意识,使每人都能重视档案,还能利用档案,提高档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理更上一个新的台阶。

        • 完善房地产档案的信息归集和查询,使档案管理实现信息化和方便化

        为了确保房地产信息的全面和准确,就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机的结合起来,一方面将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统形成文本信息加以保存;另一方面利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料加以处理形成图像信息方式归集到房产档案信息系统中进行管理;原始档案数据进入计算机后再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产数据库。

        档案管理的基础业务工作主要分为档案的收集和整理。在档案收集方面,首先要尽可能多方面,多渠道的收集信息,此外在信息的把关要严格,对于字迹模糊等不规范档案应退回修改,确保信息收集的规范性。在档案整理上,首先要进行信息的筛选,严格把关,其次要制定管理原则。进行科学分类。此外,为了方便查找要进行附录说明。

        • 档案的立卷归档:

        (1)立卷范围:公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以公司名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;公司内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);公司内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;公司对外签订的经济合同原件 (工程部一份,由财务部门一份存档及多余份数综合办公室保存,只有一份原件的,由财务部门保存,其他报名保存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工 具类书籍;公司领导或部门经理外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。

        有关部门须保留档案原件时,综合办公室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。

        (2)工程档案的立卷: 立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料; 工程竣工验收资料等)。

           工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。

            工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。

        • 档案的保管: 

        (1)凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。

        (2)凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。

        (3)档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。

        (4)各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。

        (5)对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

        •  档案的借阅:

        (1)借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室。

        (2)经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。

        (3)秘密档案的借阅应由综合办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管副总签字认可;绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。

        (4)保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。

        (5)借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。

        (6)借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。

        •  档案的销毁:

        档案销毁由办公室报请公司主管副总及总经理批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。

         

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