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        社会保险业务档案管理随着经济社会的发展而逐渐变的规范化,尤其是计算机技术的发展,给社会保险业务档案管理带来了变革,使档案管理工作实现了无纸化办公。工作人员通过计算机将企业员工的档案信息、基本情况、工作经历、成长经历等一一记载。信息化是社会保险业务档案管理现代化的内在要求,实现社会保险业务档案管理信息化是必须的途径。随着办公自动化、信息化应用技术的发展普及,我们的保险档案管理工作在计算机、打印机、扫描仪、复印机、档案管理软件、管理数据库等应用技术方面均取得了长足发展。

        (1)保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。

        卷根据案情性质,案情繁简程度和文件的多寡,可一案一卷或一案数卷。案卷厚度一般不过二厘米。

        (2)承保单证、赔案等均由业务经办人立卷,按期归档。

        (3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷。当年结案的赔(给)付案卷归入所属的业务年度,跨年度的赔案归入结案时业务年度。

        (4)保险档案的卷内排列顺序

        承保单证按照承保工作程序依次排列; 赔案(给)付案卷内的排列原则是:有批复的案件,批复放在卷首; 非诉讼案件的结论、决定等放在卷首;诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。

        (5)各类赔(给)付案卷要认真填写卷内目录和备考表。并逐页编写文件所在页号,卷内目录应填写齐全,字迹工整。

        (6)卷内目录的填写:

        ①顺序号:按卷内实有文件、单证的排列顺序填写;

        ②文号:按卷内文件制发机关的发文字号填写;

        ③责任者:按卷内材料形成单位的名称填写;有的材料如有几个“责任者”可只填写一个主要单位;

        ④标题:按卷内文件材料的标题填写;

        ⑤日期:按卷内文件材料的形成时间填写;

        ⑥文件所在页号:按卷内文件材料所在页号填写。若干张单据粘贴在一张粘贴单上时,每张粘贴单按一页编号;但粘贴单中附贴几张单据,应在目录“备注”栏内注明。

        ⑦备考:填写卷内文件需说明的事项。

        (7)案卷装订 案卷原则上采用三孔一线的方法装订。永久、长期赔案卷内需要附贴的单证、照片等应粘贴在统一规格的附纸上,案卷所附单证尺寸大的应折叠整齐。在装订线外有文件内容时。要加宽边。装订前要去除金属物,使案卷保持结实、整齐、方便利用。

        (8)业务赔案卷皮的外形尺寸,按照国家技术监督局发布的《文书档案案卷格式》中所订标准执行。卷皮可使用软卷皮,也可使用硬卷皮使用软卷皮必须装盒。

              单证的卷皮封面应写明下列项目:全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、年度、保单起止号、保管期限、档号。

              卷封面应写明下列项目:全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、出险时间、结案时间、保管期限、归档号、档号。

        (9)保险赔案的分类采用年度——机构(险种)。

        (10)保险档案的利用工作既要积极主动,又必须坚持一定的制度和手续。调阅保险档案要填写调阅登记簿和利用档案效果登记簿。

        (11)根据《中国人民保险公司档案保管期限表》的规定,确定保险档案的保存期限。超过保存期限时,应由档案部门会同主管业务部门共同进行再次鉴定。确属失去保存价值的保险档案要登记造册,填具保险档案销毁清单,经档案部门和业务主管部门的领导审核并报公司领导批准后方可销毁。

         

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